23 совета по отслеживанию активности продаж с помощью hubspot crm

Что бы вы сделали, если бы ваш генеральный директор пришел к вам завтра и попросил вас увеличить продажи на 25 000 долларов в следующем месяце? 

У вас уже есть приблизительное представление о работе, чтобы набрать это число (даже если это будет очень сложно)?

Или вы бы немедленно взбесились, побудили своих торговых представителей начать еще больше колотить по телефонам и молиться о чуде? 

Правильное отслеживание активности продаж в HubSpot CRM может помочь вам эффективно планировать и прогнозировать ваши еженедельные, ежемесячные и даже годовые продажи.

Итак, возвращаясь к нашему примеру за 25 000 долларов, если вы используете трекер активности продаж, вы можете примерно определить, сколько электронных писем вашей команде необходимо отправить, сделать звонки и провести демонстрации продаж, чтобы иметь хорошие шансы достичь этой цели.

В этом посте мы делимся 23 советами, которые помогут вам эффективно отслеживать активность продаж в HubSpot, в том числе: 

1. Не теряйте из виду общую картину
2. Проанализируйте количество потенциальных клиентов, с которыми связались для совершения продаж
3. Отслеживание повторных покупок и общей выручки для каждого клиента
4. Составьте карту всех ваших различных поездок клиентов
5. Правильно определите свой жизненный цикл и этапы сделки
6. Настройка подробных рабочих процессов сделок
7. Обновляйте статусы потенциальных клиентов
8. Создание пользовательских типов вызовов и встреч
9. Используйте мобильное приложение
10. Отслеживайте, когда открываются электронные письма, нажимаются на них и на них отвечают
11. Отслеживайте электронную почту для продаж, а не все действия по электронной почте
12. Используйте инструмент повышения производительности отдела продаж HubSpot
13. Создайте панель мониторинга производительности продаж
14. Создание пользовательских тегов
15. Следите за исходным источником лидов
16. Внедрить ссылки для отслеживания HubSpot
17. Сегмент квалифицированных потенциальных клиентов по продажам (SQLS) по статусу потенциальных клиентов
18. Используйте оценку Hubspot для отбора потенциальных клиентов
19. Получите дополнение для отчетов
20. Настройте свою основную панель управления HubSpot
21. Сосредоточьтесь на количестве проведенных встреч
22. Будьте последовательны в своем подходе
23. Отправьте автоматический опрос удовлетворенности

Какие основные показатели отслеживают отделы продаж в HubSpot CRM? 

В средней компании, которую мы обследовали, было 2-3 продавца, использующих CRM HubSpot для отслеживания активности продаж.

Наиболее распространенные вещи, которые отслеживали отделы продаж, включают: 

• Заключенные сделки Выиграны
• Созданные Сделки 
• Закрытая Выигранная Сумма N
• Количество заседаний
• Количество отправленных электронных писем
• Количество сделанных звонков 

1. Не упускайте из виду общую картину 

“Обязательно следите за фактическими продажами”, - говорит Андреа Лубье из Почтовая птица. “Иногда мы так увлекаемся ответами по электронной почте, ссылками и другими действиями, что забываем следить за итогами. Конечно, здорово видеть всплеск ответов по электронной почте, но они должны перейти на продажи, чтобы действительно назвать это победой”.

Примечание редактора: Используйте этот ��аблон панели мониторинга HubSpot CRM чтобы получить общую картину понимания процессов продаж и новых сделок. 

2. Проанализируйте количество потенциальных клиентов, с которыми связались для совершения продаж 

“При настройке CRM Hubspot вы не хотите останавливаться на генерации лидов или подсчете лидов”, - говорит Джонатан Ауфрей из Компания Хакеров Роста. “То, что вы хотите сделать, - это совершать продажи и заключать сделки. Чтобы отслеживать вашу активность в продажах, я рекомендую вам проанализировать соотношение количество продаж / количество обращенных потенциальных клиентов. Это покажет вам процент закрытых лидов и покажет, насколько целевыми и квалифицированными являются ваши каналы генерации лидов.

3. Отслеживайте повторные покупки и общий доход для каждого клиента 

“Отслеживание продаж в CRM HubSpot-это здорово, но лично нам очень нравится возможность видеть повторные покупки, общий объем продаж и выручку от каждого клиента”, - говорит Кен Кристенсен из Кристенсен Утилизирует. “Это обеспечивает дополнительный уровень статистики, которую мы можем анализировать. Затем посмотрите, какие демографические данные и источники трафика лучше всего подходят для долгосрочной рентабельности инвестиций и постоянных покупателей”. 

4. Составьте карту всех ваших различных поездок клиентов 

“Наиболее эффективным способом отслеживания активности продаж для нашей компании было начать с создания карты или блок-схемы различных поездок клиентов от потенциальных до закрытых”, - говорит Эли Нупанга из Маркетинг на Марс-Хилл”Мы создаем этапы и факторы, которые позволят потенциальному клиенту перейти на следующий уровень. Каждый этап имеет определенный призыв к действию. Мы также отслеживаем трения между этапами, чтобы убедиться, что у нас есть ответы на часто задаваемые вопросы.

Используя карту или блок-схему, мы можем оптимизировать и масштабировать наши процессы. Это также помогает нам документировать каждый этап. Блок-схема очень подробная и отражает, как мы обрабатываем новые предложения, где хранится информация, когда мы предлагаем потенциальному клиенту предложение и разных людей, участвующих в процессе продаж”.

Алехандро Риоха добавляет: “Самая распространенная ошибка, которую я вижу в бизнесе, - это создание HubSpot, когда у них нет четких целей реализации. Любой тип перехода на программное обеспечение является сложной задачей, особенно когда оно такое же надежное, как HubSpot, но вам нужно обязательно продумать, как вы собираетесь контролировать процесс продаж и особенно кто будет использовать программное обеспечение". 

Стейси Лунд из Обратный просмотр соглашается: “Знайте свои цели по продажам, связанные с вашей реализацией, и используйте раздел "Цели" в HubSpot, чтобы отслеживать их.���

5. Правильно определите свой жизненный цикл и этапы сделки 

“Прежде всего, вы должны правильно определить и настроить Этапы жизненного цикла, Этапы сделки и свойства, чтобы эффективно и удобно отслеживать свою торговую деятельность”, - говорит Глеб Мирко из РГрей. “Они должны быть идеально согласованы с процессами продаж и маркетинга и воронкой внутри вашей компании. Таким образом, вы предотвратите недопонимание между членами вашей команды (как по маркетингу, так и по продажам) и беспорядок в аналитике. Чрезвычайно важно согласовать Этапы жизненного цикла и Этапы сделок и свойства, выбранные вашей командой (людьми, которые будут работать по этим правилам), чтобы это выглядело ясно, логично и удобно для них => у них всегда будет мотивация правильно заполнять данные для отслеживания своих личных результатов”. 

Дэвид Лавин из Маркетинг RocLogic добавляет: “Обязательно найдите время, чтобы определить и уточнить этапы вашей сделки в CRM HubSpot. Вы хотите, чтобы ваши этапы отражали реальность ваших продаж. Если ваш процесс продаж сложен, не пытайтесь чрезмерно упрощать реальность. В противном случае вы можете потерять важную информацию и появляющиеся шаблоны, показывающие точки поездки. Если тонна сделок начинает накапливаться на одном этапе, это может быть показателем того, что вам нужно изменить свое поведение и/или усовершенствовать свои этапы. Правильная конфигурация этапа сделки также может помочь определить, какие сделки стоит попытаться возобновить и когда”. 

6. Настройте подробные рабочие процессы сделок 

Габриэль Ричардс из Endertech говорит: “Настройте рабочий процесс на Доске объявлений, тщательно документируйте суммы новых сделок (чтобы получать хорошие отчеты по конвейеру), прорабатывайте все сделки на каждом этапе рабочего процесса (чтобы получать хорошие отчеты по воронке) и проводите еженедельные совещания с вашей командой, чтобы весь торговый персонал был синхронизирован и подотчетен”.

Например, Обайд Хан из Содержание планеты говорит: “Я всегда использую доску сделок, чтобы обновлять сделки, а прогноз сделок-для определения приоритетов моих сделок. Это помогает мне отслеживать активность продаж по всем сделкам”. 

Анастасия Илиу из Дождь добавляет: “Воспользуйтесь преимуществами функции рабочих процессов. Используйте рабочие процессы для назначения определенных статусов лидов на основе активности. Например, вы можете создать свойство контакта со статусом ведущего и добавить поля для "Занят" и "отключен". Затем создайте рабочий процесс, который автоматически устанавливает свойство включенным, когда контакт нажимает на ссылки в ваших электронных письмах. Казалось бы, небольшие шаги, подобные этому, действительно могут помочь вам и вашей команде продаж определить горячие и холодные предложения и помочь вам сузить фокус".

Брэндон Аморозо из Маркетинг electrIQ рекомендует “Настроить рабочие процессы таким образом, чтобы вы могли получать уведомления о деятельности по продажам, которые указывали бы на горячее предложение. У нас есть настройка рабочего процесса, которая автоматически сообщает мне, если кто-то просматривал нашу страницу бесплатных консультаций, но не конвертировал". 

7. Держите статусы потенциальных клиентов в актуа��ьном состоянии 

“Обновляйте свой статус ведущего", - говорит Стив Кинг из Игровые наборы в Мире Приключений. “Чем больше лидов вы введете в базу данных, тем сложнее будет их отслеживать. Отслеживайте каждый этап процесса продаж с помощью заметок о вашем потенциальном клиенте и ваших разговорах. Это позволит вам более эффективно взаимодействовать с ними на каждом этапе”.  

Джо Робисон из Цифровой Зеленый Флаг добавляет: “Убедитесь, что ваш статус/этапы выполнения заказа соответствуют вашему собственному процессу. У HubSpot есть встроенный статус лидов, но в своих командах я часто создаю пользовательский этап лидов, чтобы отслеживать лиды до того, как они будут готовы к заключению сделки. Это позволяет проводить более детальную фильтрацию и отслеживание, когда у вас есть много потенциальных клиентов, за которыми нужно следить”. 

8. Создайте пользовательские типы вызовов и встреч 

“Мой главный совет для тех, кто пытается отслеживать деятельность по продажам, - создавать различные пользовательские типы звонков и встреч”, - говорит Рэйчел Фоули из Составьте Карту Моих Клиентов. “Таким образом, у вас будет лучшее представление о том, какие типы взаимодействия ваших торговых представителей с потенциальными клиентами, а не только общие заметки". 

9. Используйте мобильное приложение 

“Используйте приложение", - говорит Эшли Хилл из ashleyidesign. “Приложение CRM-телефона HubSpot отлично подходит для обновления контактов и сделок на лету сразу после встреч/звонков”. 

10. Отслеживайте, когда электронные письма открываются, нажимаются и на них отвечают  

“Ответы по электронной почте очень важны, когда вы внедрили маркетинговую или информационно-пропагандистскую кампанию по электронной почте”, - говорит Алезандра Замоло из Пчеловод. “В наше время так много работы закладывается по электронной почте, а также при фактическом закрытии сделок. Вот почему отслеживание этого может позволить вам увидеть, насколько успешны ваши усилия по всем направлениям”. 

Дэниел Линч из Сопереживание Первым Средствам массовой информации говорит: “Как торговый представитель, наша работа заключается в том, чтобы принимать входящие предложения и создавать разговоры, а также поддерживать эти разговоры до тех пор, пока сделка не будет закрыта. Разговаривая с потенциальными клиентами и отправляя электронные письма с помощью инструментов последовательности, проверяйте свои уведомления, чтобы узнать, как часто потенциальные клиенты открывают вашу электронную почту. Я обнаружил, что квалифицированный ведущий откроет электронное письмо несколько раз, поэтому, если вы видите это, и они не привлекают вас, возможно, пришло время снять трубку и попытаться правильно подключить их телефонным звонком”.

Оана Боркоман из ВЫЗЫВАЙТЕ Переживания добавляет: “Мой любимый способ использования HubSpot CRM-это ведение журнала электронной почты и отслеживание холодных писем потенциальным клиентам. Это мой секретный инструмент, позволяющий не только узнать, открывали ли они его, но и сколько раз открывали, ответили ли они после открытия и переадресовали ли его кому-то другому (если я вижу открытое письмо от неизвестного читателя). Для окончательного отслеживания я сравниваю время, когда они открыли мою электронную почту, с проверкой инструментов отслеживания моего веб-сайта, чтобы увидеть, как они взаимодействовали с моим сайтом (если они нажали на ссылку в электронном письме). Я могу просмотреть запись того, на каких страницах они провели больше всего времени и на что они нажали. Это позволяет моему следующему разговору быть полностью адаптированным к тому, что, как я уже знаю, их интересует, а отслеживание электронной почты HubSpot определяет время чтения их электронной почты на взаимодействие с веб-сайтом и IP-адрес.

С другой стороны, если я не вижу открытого сообщения, я отправляю электронные письма повторно или выполняю более агрессивные последующие действия, поскольку я не чувствую, что досаждаю им, а скорее то, что мое первоначальное электронное пис��мо осталось незамеченным. Информация HubSpot позволяет мне гораздо лучше адаптировать свои коммуникации для холодной работы с каждым потенциальным клиентом”. 

Мелани Муссон из AutoInsuranceCompanies.com рекомендует продолжить эту работу. 

“Отслеживайте момент открытия вложения электронной почты в режиме реального времени",-говорит Муссон. “Таким образом, вы сможете надлежащим образом отреагировать с помощью последующего контактного лица. Когда они взаимодействуют с электронным письмом, открывая вложение, они делают шаг к конверсии. Другое электронное письмо, предлагающее стимул или поощрение, может быть тем, что необходимо для того, чтобы сделать еще один шаг вперед в направлении конверсии”.

11. Отслеживайте электронную почту для продаж, а не все действия по электронной почте 

“Убедитесь, что вы и ваша команда отслеживаете *продажи* электронные письма, а не всю активность по электронной почте”, - говорит Джули Эвальд из Импресса Солюшнс ООО. “Нам пришлось очистить многие порталы HubSpot, где клиенты платили за множество контактов, которые не будут перспективными через миллион лет. Регистрация и отслеживание по умолчанию привлекли поставщиков, коллег, кандидатов на работу, продавцов, спамеров, членов семьи, тренеров их детей и почти всех, кто находится под солнцем, в их список контактов. Помимо затрат, эти беспорядочные списки могут привести к проблемам с доставкой, если HubSpot затем будет использоваться для отправки маркетинговых писем в этот мешанинный список ненужных людей”. 

12. Используйте инструмент повышения производительности отдела продаж HubSpot 

“Мне нравится использовать инструмент повышения производительности отдела продаж для создания отчетов, которые отслеживают активность продаж на высоком уровне”,-говорит Стефани Рил из Риддил Маркетинг. “Встречи, звонки и электронная почта являются отличными маркерами активности, но мой главный совет заключается в том, что важно обучить и расширить возможности всей вашей команды в отношении ценности использования HubSpot для всех мероприятий, чтобы все данные регистрировались должным образом”. 

13. Создайте панель мониторинга производительности продаж 

“Как поставщик решений HubSpot, нас постоянно спрашивают об отслеживании активности продаж, и, вообще говоря, мы считаем наиболее эффективным, когда клиенты настраивают панель мониторинга производительности”, - говорит Спенсер Смит из Решения для продаж IRC. “Это отслеживает 5 лучших показателей, которые больше всего значат для вашей команды с точки зрения производительности, и позволяет просматривать их все в одной очень удобной, легко доступной панели мониторинга. Они настраиваются, но по умолчанию это такие показатели, как количество электронных писем, отправленных контактам, встречам, звонкам, заметкам и задачам". 

Примечание редактора: Используйте это Панель мониторинга Активности продаж HubSpot За неделю для управления всеми повседневными показателями, включая электронную почту, звонки и встречи.  

14. Создайте пользовательские теги  

“Создайте пользовательское свойство контакта, помеченное тегами”, - говорит Натан Блисс из Кинста. “Тип поля может быть простым однострочным текстом, но на его основе вы можете создавать различные теги для контактов, чтобы более разумно отслеживать и организовывать свои интересы. Это отличный способ обеспечить, чтобы ваша активность оставалась на высоком уровне по вашим самым лучшим типам лидов”. 

15. Следите за исходным источником лидов 

“В объекте сделки я всегда стараюсь создавать и настраивать пользовательские свойства отслеживания источника интереса на основе исходного источника интереса ведущего контакта", - говорит Дрю Бичлер из Высокая Альфа. “Это гарантирует, что вы сможете точно отслеживать и сообщать об источнике потенциальных возможностей/сделок, чтобы иметь полную маркетинговую атрибуцию”. 

16. Внедрите ссылки для отслеживания HubSpot 

“Один из лучших способов улучшить отслеживание потенциальных клиентов-внедрить ссылки для отслеживания HubSpot во все ваши кампании”, - говорит Сара Петрова из Технический отчет. “Поступая таким образом, вы можете измерить и точно определить, насколько успешной была кампания. Будь то баннерная реклама, целевые страницы или другие источники лидогенерации.

То, что измеряется, улучшается, и с помощью A/B тестирования различных стратегий кампании вы действительно можете улучшить основные показатели конверсии, такие как процент закрытых/выигранных возможностей или процент возможностей, выигранных ведущим источником".

Например, Харприт Мунджал из ДотКомОнли говорит: “Если мы опубликуем спонсируемую публикацию в публикации, мы будем правильно помечать и отслеживать наши ссылки с помощью отслеживаемых кодов. Когда кто-то становится нашим лидером по этим ссылкам, файлы cookie Hubspot будут отслеживать это и хранить информацию в маркетинговой базе данных. Тогда мы знаем, что лиды приходят от нашего спонсируемого контента.

Эти отслеживаемые коды останутся в лидерах в инструменте продаж Hubspot. И из этого мы можем получить всю информацию о размере сделки и другую информацию. Таким образом, мы можем сравнить общий объем инвестиций с прибылью, чтобы найти рентабельность инвестиций от этого спонсируемого контента”.

17. Сегментируйте квалифицированные лиды по продажам (SQLS) по статусу лидов 

“Вы ДОЛЖНЫ использовать статус ведущего в HubSpot, чтобы сегментировать свои SQLS”, - говорит Торстейн Нордби из Нетто. “Большинство компаний знают об этапах жизненного цикла, но многие из них не используют статус ведущего для сегментации своих SQLS. Статус интереса-это функция, которая откроет множество возможностей для автоматизации процесса продаж и обеспечения надлежащего отслеживания каждого квалифицированного предложения по продажам.

С помощью статуса ведущего вы можете классифицировать SQLS по различным статусам, таким как "Новый", "В процессе" или "Открытая возможность". Затем вы можете легко создать очередь задач для своих торговых представителей, которая покажет им, на каких SQLS им нужно сосредоточиться в первую очередь. Это также даст им больше контекста для каждого запроса, так как SQL, помеченный как новый, должен управляться иначе, чем SQL, за которым они следили в течение длительного времени”.

18. Используйте оценку Hubspot для отбора потенциальных клиентов 

“Пользуясь преимуществом очков HubSpot", - говорит Янив Голденберг из cnvrg.io. “Мы построили точную модель с более чем 30 различными факторами, мы учитываем как положительные, так и отрицательные действия.

Оценка позволяет нам ранжировать (и отслеживать) лучшие возможности продаж по всей воронке, выравнивать маркетинг и продажи и сокращать цикл продаж”. 

19. Получите дополнение для отчетов

В то время как 55,3% опрошенных нами людей считают, что бесплатная CRM HubSpot превосходит альтернативные варианты, есть много причин, по которым было бы разумно перейти на платную версию. Наиболее примечательно, что это делается для улучшения возможностей отчетности. 

“Получите обновление отчетности", - говорит Аблорд Ашигби из 4дегрея. “Это стоит того, чтобы иметь возможность визуализировать свою деятельность таким образом, чтобы это имело смысл для вашего собственного бизнеса и эффективности”. 

Николь Тернер из Главный технический директор добавляет: “Лучший способ отслеживать активность продаж с помощью CRM HubSpot-это отчеты. Вы можете начать с этих отчетов по умолчанию, а затем создавать собственные отчеты в зависимости от ваших целей.

~Командные мероприятия по дате мероприятия

~Контакты, созданные и обработанные итоги с итогами созданных и выигранных сделок

~Прогноз выручки от сделок по этапам

~Сумма закрытых сделок против цели

~Итоги деятельности команды”.

20. Настройте свою ��сновную панель управления HubSpot  

“Настройте свою панель управления продажами и настройте ее так, чтобы она ежедневно доставлялась в ваш почтовый ящик”, - говорит Лори О'Коннор из Лейтон Интерактив. “Это держит мой самый главный приоритет в голове”. 

21. Сосредоточьтесь на количестве проведенных совещаний 

“Не все виды деятельности одинаковы в продажах”, - говорит Клаудио Перейра из Входящий в Uku. “Большинство менеджеров по продажам скажут вам, что достижение цели-это игра в цифры. Наберите свои ежедневные цифры, и вы в мгновение ока достигнете своей цели по ежемесячному или квартальному доходу.

Это может зависеть от отраслей и бизнес-моделей, но показатель продаж, на котором мы больше всего фокусируемся в CRM HubSpot, - это проведенные встречи.

Проведение встречи с квалифицированным специалистом по продажам значительно повышает вероятность их закрытия, поэтому многие наши внутренние усилия направлены на то, чтобы забронировать встречи.

HubSpot очень помогает с некоторыми функциями CRM для совещаний. Во-первых, возможность подключения вашей учетной записи Gmail или Outlook 365 к HubSpot означает, что отчетность и отслеживание встреч проходят без проблем, а также функции онлайн-бронирования, которые HubSpot предоставил, позволяют нашим клиентам еще проще бронировать время у нас”.

22. Будьте последовательны в своем подходе 

Тайлер Пиготт из Одинокая Ель Креативная говорит: “Последовательно используйте инструмент для отслеживания всех ваших сообщений с потенциальными клиентами, заметками, оценками и т. Д. Таким образом, это становится рутиной для отдела продаж”. 

23. Отправьте автоматический опрос удовлетворенности 

“Выполнение не заканчивается, когда вы закрываете сделку”, - говорит Николь Мертес из Группа Вайдерта.”Активируйте автоматический опрос удовлетворенности HubSpot, чтобы узнать об опыте ваших покупателей после закрытия Выигранной или Проигранной сделки. Применяйте то, чему вы научились, чтобы постоянно улучшать свой процесс продаж для покупателя и даже превращать их в промоутеров вашего бренда!” 

Таким образом, когда вы эффективно отслеживаете активность продаж, вы можете лучше управлять своей командой продаж, следить за тем, чтобы все выполняли квоту, и настраивать более точные прогнозы продаж.