Более 100 менеджеров делятся своими лучшими советами по управлению удаленными командами

То текущий кризис в области здравоохранения это привело к тому, что все больше компаний работают удаленно, в основном в одночасье.

Однако еще до того, как компании оказались в нынешней ситуации, значительное количество опрошенных нами компаний в любом случае уже работали удаленно.

Согласно нашему опросу более чем 200 компаний, примерно 37% из них заявили, что 100% их команды уже работают удаленно.

И 34% респондентов имели опыт управления удаленными командами не менее 3-5 лет. Еще 21% имеют опыт работы от 6 до 10 лет, в то время как 14% имеют опыт работы более 10 лет.

В совокупности это большой опыт в управлении удаленными командами. Естественно, мы хотели узнать их лучшие советы по управлению планами, приоритетами и исполнением, когда ваша команда работает в разных местах.

Как управлять удаленной командой

Независимо от того, работаете ли вы в настоящее время удаленно по независящим от вас причинам, уже работали удаленно и/или планируете продолжать делать это в будущем, мы хотели собрать информацию от тех, кто уже делал это, чтобы помочь остальным из нас.

Итак, мы попросили более 100 удаленных менеджеров поделиться своими лучшими советами. К ним относятся:

1. График 1:1 с удаленным персоналом
2. Поговорим о чем-нибудь другом, кроме работы
3. Используйте видео как можно чаще
4. Используйте видео для совместного использования экрана для учебных пособий
5. Планируйте дистанционные упражнения по созданию команды
6. Уважайте их различия
7. Положитесь на свое программное обеспечение для совместной работы
8. Доверяйте своей новой удаленной команде
9. Установите руководящие принципы для общения
10. Полагайтесь на процессы и системы
11. Убедитесь, что их оборудование подходит для WFH
12. Отображение отчетов и данных с использованием визуальной графики
13. Наймите правильных людей

1. График соответствует 1:1 с удаленным персоналом

Согласно с АркаПо словам Вайтинга Лю, первое, что нужно делать при управлении персоналом, работающим из дома, - это “следить за пульсом команды, последовательно взаимодействуя со всеми удаленными членами команды 1:1”.

“Вот как правильно их выполнять: установите регулярную частоту (еженедельно или раз в две недели) и придерживайтесь ее. Убедитесь, что видео включено, чтобы оба человека могли по-настоящему соединиться. Попросите товарища по команде написать повестку дня, используя общий документ (для заметок и действий). И подготовьте несколько открытых вопросов, которые вы можете задать, чтобы выявить блокировщики, которые вы можете помочь удалить, или области, в которых вы можете внести больше ясности”.

ПортМАКрис Клегг говорит, что эти регулярные 1:1 важны, потому что “удаленность требует более высокого уровня подотчетности. Разработайте контрольные списки или процессы для информирования о том, над чем вы собираетесь работать и что вы сделали”.

Шарлен Гишерон из Кризалид добавляет: “Во время этих звонков вы проходите через задачи и цели. В промежутках между звонками вы предоставляете людям свободу выполнять свои задачи без необходимости постоянно поддерживать с вами связь".

“Таким образом, вы даете им истинное право на выполнение их задач и показываете, что доверяете им, имея при этом четкую систему отчетности”.

“Звонки не должны длиться более 15-30 минут каждый. Теперь эти звонки не устраняют необходимость в групповых звонках, но вместо этого они позволяют вам общаться со своей командой и оставаться в курсе событий”, - говорит Гишерон.

G2Эми Лечза делает это приоритетом, используя “вращающийся список членов команды для “регистрации” практически-либо отправляя простое “как ты держишься?” Слабое сообщение, отправка ссылки или песни, которые, я думаю, им понравятся, или планирование утренней “виртуальной встречи за кофе”.

“Это то, чему я научился у наставников и предыдущих лидеров, и я очень сильно хотел продолжать. Личная регистрация очень много значит для обеих вовлеченных сторон”.

Эндрю Тейлор из Чистый законник резюмирует: “Вам нужно предоставить возможность для беседы один на один с каждым из ваших сотрудников. Не оставляйте это на их усмотрение, ваш долг-установить с ними контакт. Индивидуально, а не только в ходе групповых бесед”.

2. Поговорите о чем-нибудь, кроме работы

“Общение важнее, чем когда-либо”, Конечно Дуб‘говорит Андея Шульц. “Проверка того, как проходит их день, что у них на повестке дня, как у них дела, просто поздороваться и т. Д., Важнее, чем раньше”.

Вот почему Дэн Мойл из Импульс Творческий считает, что “самое главное-это развитие культуры связей”.

“Мы используем довольно простой инструмент в наших слабых коммуникациях, называемый Пончик. Идея заключается в том, что каждые две недели Пончик случайным образом объединяет людей, чтобы выпить “кофе и пончик” без какой-либо программы проекта. Потратьте 30 минут, чтобы познакомиться со своими коллегами с помощью видеочата. Это укрепляет доверие, которое способствует сотрудничеству и производительности”.

Джули Дюранте добавляет: “Неструктурированное время может быть таким же простым, как потратить первые 10 минут вашего еженедельного собрания команды на непринужденную беседу или игру. Ежемесячный удаленный счастливый час также является отличным способом подключения. Если вы не сможете узнать свою команду как настоящих, настоящих людей, вам будет невероятно трудно управлять ими".

На самом деле, ЧартогулИлья Марков считает, что это очень важно: “Я не могу подчеркнуть, насколько важно общаться в удаленной среде, особенно если это ваша первая попытка. В офисной среде так много мелких подсказок и т. Д., Которые вы принимаете как должное, чего не существует, когда Слабина является вашим основным методом общения".

Майкл Эллис из построение команды объясняет: “Вы можете создать эту команду с помощью видеочатов, которые включают в себя такие методы взаимодействия, как ледоколы и комнаты для переговоров, звонки 1 на 1 между членами команды, где единственным правилом является “не говорить о работе” и тому подобное”.

Как ФамоидМакенси Томпсон резюмирует: “Убедитесь, что вы поддерживаете связь. Просто потому, что ты не работаешь в офисе, это не значит, что ты должен вести себя тихо".

Связанный: 24 Слабых Интеграции, Без Которых Команды Не Могут Жить

3. Используйте видео как можно чаще

Вы заключили договор о том, чтобы как можно чаще общаться со своей недавно удаленной командой. Но некоторые эксперты считают, что для этого общения вам следует использовать видеозвонки, а не слабину или электронную почту.

ZetyПит Сосновский объясняет: “При обсуждении более глубоких или более тонких тем используйте телефонную и видеоконференцсвязь, чтобы вдаваться в соответствующие детали. При переводе текстовых сообщений все теряется, поэтому переходите к звонку или, еще лучше, к общему экрану, чтобы объяснить более сложные вопросы”.

“Вы на самом деле сэкономите время и разочарование всех, в то время как ваши сотрудники получат ясность в отношении следующих шагов”, - продолжает Сосновский.

Росс Симмондс из Foundation Marketing добавляет: “Важно, чтобы вы использовали видеозвонки и голосовую почту (т. е. Ткацкий станок / Мыльная коробка), чтобы общаться со своей командой на более человеческом уровне. Видео дает возможность увидеть нюансы, которых нет в написанном слове”.

Больше, ДождьАнастасия Илиу говорит: “Это помогает поддерживать культуру компании и помогает всем чувствовать себя более связанными. Трудно по-настоящему почувствовать себя командой, когда ты не разговариваешь со всеми лицом к лицу, но современные технологии, такие как Zoom, делают это намного проще”.

И как Грег Линнеманстоунс из Weidert Group, Inc резюмирует: “Поскольку личные передачи обычно лучше, чем электронная почта, используйт�� видеочат, когда это возможно, для передачи работы”.

4. Даете урок? Используйте видео для совместного использования экрана, а не электронные письма

Кстати, о видео, СагапиксельФрэнк Оливо советует “по возможности использовать видеосервисы, такие как Soapbox. Предоставление кому-либо видео-пошагового руководства о том, что вы хотите сделать и как вы хотите это сделать, намного эффективнее, чем электронное письмо или даже видеозвонок”.

“Для начала члены вашей команды могут просматривать его столько раз, сколько потребуется. Кроме того, нет необходимости согласовывать время для звонка или встречи; он или она может посмотреть видео, когда это наиболее удобно".

“Наконец, эти ресурсы могут быть повторно использованы для обучения других удаленных членов команды делать то же самое”, - добавляет Оливо.

Джули Сингх объясняет, как они это делают в Выезд за пределы: “Видеоинструменты, такие как Snagit и Loom, имеют решающее значение для нашего успеха и позволяют нам создавать видео с наших компьютеров с помощью голосового и экранного “обмена”, чтобы показывать наш экран и рассказывать нашей команде о том, что нам нужно”.

“Видео, как правило, большие, поэтому мы сохраняем их в виде общих документов на Google Диске, чтобы команда могла получить к ним доступ”.

Сингх добавляет: “Видео очень полезны для объяснения новых проектов, проблем и задач, а также для создания более значимых связей с каждым членом команды”.

5. Планируйте дистанционные упражнения по созданию команды

Вы знали, что 97% of employees и руководители считают, что отсутствие согласованности внутри команды влияет на результат задачи или проекта?

“Простой способ сделать удаленную работу более увлекательной-это включить виртуальные мероприятия по созданию команды”, - говорит Тася Даске из Взлом музея.

“Например, вы можете участвовать в соревнованиях по пиксель-арту в электронных таблицах, в которые можно играть бесплатно, раскрашивая ячейки в таблицах Google. Еще один пример онлайн-игры, в которую вы можете играть, - это Оборотень, своего рода упрощенная и быстрая игра “тайна убийства”.”

“Когда вы найдете время для развлечений, ваши люди отреагируют положительно”.

Джон Донначи из Средства массовой информации Клайдбанка соглашается: “Удаленная работа может быть одинокой, и это особенно важно во время кризиса, подобного тому, который мы переживаем, чтобы члены вашей команды не чувствовали, что они вносят меньший вклад или что из-за того, что они вне поля зрения, они не в своем уме”.

6. Уважайте их различия

“Удаленная команда, распределенная по часовым поясам, имеет различные технические настройки, различные стили общения и различную степень комфорта при видимости”, - говорит Кристи Андрус из LUXICoach.com.

“Некоторые будут процветать, работая дома, некоторые будут бороться, большинство поймут это, но это может быть большой корректировкой. Это тоже может пройти гладко".

Вот почему Андрус советует “уважать их, уважать их различия; признавать их приверженность и вклад. Не делайте необоснованных просьб, не просите их всегда быть включенными или работать круглосуточно. Не вознаграждайте тех, кто откликается первым или немедленно, или добровольно за все и вся. Поощряйте баланс и устойчивость и думайте о долгосрочной перспективе”.

Эрин Бальза из The Predictive Index объясняет: “Общая лучшая практика для менеджеров заключается в том, чтобы адаптировать то, как вы общаетесь, даете отзывы, вознаграждаете и обучаете людей, исходя из их поведенческих потребностей и предпочтений”.

“Прямо сейчас, когда действуют мандаты по социальному дистанцированию, понимание ваших людей особенно важно. Например, если вы знаете, что Коннор чрезвычайно экстравертен, чаще общайтесь с ним через Zoom, чтобы дать ему тот личный человеческий контакт, которого он жаждет”.

“Если стратегия вашей компании радикально изменилась и вы знаете, что Мелиссе нужна стабильность, чтобы чувствовать себя в безопасности, часто встречайтесь с ней и находите способы обеспечить ей стабильность, несмотря на эту неопределенную обстановку”, - добавляет Бальса.

7. Полагайтесь на свое программное обеспечение для совместной работы

“Общение, вероятно, является наиболее важной частью успешного управления удаленными работниками", - говорит Бросиксэто Никола Балдиков. “Поэтому я бы посоветовал компаниям не ждать, а внедрить инструмент коммуникации/совместной работы для их внутренней коммуникации”.

“Такие инструменты позволяют командам и отдельным лицам оставаться на связи, пользоваться такими функциями, как текстовый/аудио/видео чат, общий доступ к экрану и передача файлов, что, несомненно, повышает производительность и эффективность”.

УказывающийТара МаКкуэйд соглашается: “Наш лучший совет по повышению производительности-использовать инструмент управления проектами и облачные средства хранения, которые обновляются в режиме реального времени для всех участников, имитируя личное взаимодействие при выполнении задачи”.

Андромеда Бут объясняет, как они это делают в Сразу После Полуночи: “Используйте такие инструменты, как Sococo, Slack и Zoom, или простой традиционный телефонный звонок, чтобы обсудить идеи с другими членами команды”.

“Вы можете потратить 2 часа на решение проблемы или реш��ть ее за 2 минуты после быстрого разговора с коллегой. Возможно, вы работаете из дома, но вы все еще являетесь частью команды”.

Рассел Майкельсон из Обратите внимание на изменение добавляет: “Самый эффективный совет для управления удаленными сотрудниками - познакомить их с качественной CRM. CRM-это основной центр для удаленных сотрудников, где они рассказывают, что нужно сделать, когда это нужно сделать, кому это нужно сделать и другую соответствующую информацию”.

“Обеспечение того, что��ы ваши сотрудники понимали, как сканировать и управлять вашей CRM, может привести к такой производительности, какой вы никогда раньше не видели. Я управляю удаленными сотрудниками почти 5 лет, и я чувствую, что мои сотрудники более продуктивны, когда у них есть свобода работать из дома”.

Майкельсон не одинок. Почти половина наших удаленных менеджеров считают, что их команда наиболее продуктивна, когда они работают вне офиса:

Однако это программное обеспечение для совместной работы-это не просто ваш CRM или инструмент управления проектами. Брэндон Аморозо из Маркетинг electrIQ рекомендует “использовать такие сервисы, как Google Docs, для совместной работы над документами в команде. Это полезно, так как вы можете работать вместе друг с другом в режиме реального времени”.

Related: 38 Digital Marketing Software Tools Top Agencies Recommend

8. Доверяйте своей команде

“Один из моих эффективных советов по управлению удаленными работниками заключается в том, чтобы доверять своей команде”, - пишет Мэтт Заечовски из Цифровое Третье побережье.

“Вы не сможете увидеть, что они делают, но вы все равно можете дать им информацию, необходимую для достижения успеха. Назначайте задачи, проводите регулярные проверки и анализируйте свою работу на основе заранее определенных результатов”.

Саурабх Джиндал из Разговоры о путешествиях соглашается: “Откажитесь от подсчета количества отработанных часов и сосредоточьтесь на выпуске и доставке, а не на количестве часов ввода. Это устанавливает основополагающее доверие, укрепляет отношения и поощряет более высокий уровень самоотдачи со стороны сотрудника”.

Мария Мора из Большое море добавляет: “Не нянчьтесь с ними. Люди будут приспосабливаться дома к новому г��афику работы, и у многих дома есть дети. Создайте общие часы для части дня для улучшения общения и совместной работы и оставьте некоторую гибкость в течение остальной части дня”.

“Это будет очевидно, если сотрудник не будет тянуть свой вес”, - говорит Брайан Барвиг из Интеграция Цифрового Маркетинга.

“Если они не проверяют сообщения slack, не отвечают на звонки, электронную почту или не предоставляют регистрацию клиентам, поговорите с ними. Если такие вещи происходят, пусть так и будет. Скорее всего, они усердно работают дома”.

Однако Ник Грей из крошечный костерок говорит: “Частью этого доверия является осознание того, что это нормально и ожидается, что люди будут переходить в нерабочие уголки Интернета. Такое поведение характерно не только для удаленной работы, и такое случается и в офисах”.

“Все в порядке; если вы дадите своим людям пространство для того, чтобы быть людьми, то взамен они дадут вам качественную работу”.

9. Установите руководящие принципы для ответа на сообщения

Одна из самых сложных вещей в удаленной работе заключается в том, что некоторые вещи могут быть упущены.

У вас нет такой роскоши, как непринужденная беседа в кулере для воды, так как Компания Man StudiosДжо Фортунато объясняет: “Без возможности пройти через офис, чтобы задать вопрос или поговорить с коллегой, обычные проекты могут остановиться, если электронные письма/сообщения останутся без ответа”.

“Попросите свою команду включить уведомления на рабочем столе для электронной почты, установить на свои телефоны приложения для обмена сообщениями, такие как Slack, и убедитесь, что они понимают важность быстрого реагирования на сотрудников”.

Носитель SmartBugДжулия Тидт соглашается: “Убедитесь, что ваша команда четко понимает, какие каналы используются для передачи информации, что и когда следует отправлять ответы”.

Клэр Ричардс из Лейтон Интерактив добавляет: “Может быть невероятно сложно оставаться продуктивным и своевременно выполнять поставленные задачи, когда вы постоянно зацикливаетесь на поиске ответов у людей. Лично, это так же быстро, как заскочить в их офис”.

“Когда вы удаленны, вся команда должна приложить сознательные усилия, чтобы расширить общение и стать гипердоступной – будь то через канал чата, телефон или электронную почту”.

Тривиния Барбер делится тем, как выглядят эти рекомендации для Приоритетва: “Учитывайте множество способов общения — электронную почту, слабину, текстовые сообщения, телефонные звонки, видеосообщения и т. Д. — И это совершенно ошеломляет.:

“Мой лучший совет-выбрать два-три канала и сообщить о своих ожиданиях по ним.

Барбер продолжает: “Например, используйте Slack для всех внутренних коммуникаций и масштабирование для виртуальных встреч. Посоветуйте использовать электронную почту только для клиентов и сторонних поставщиков и чтобы все сотрудники были доступны для телефонных звонков в случае чрезвычайной ситуации".

Команда в ACTouch Technologies Pvt Ltd сделал это, отправив следующее сообщение, Нитьянанда Рао говорит: “Никакого контроля за людьми, работающими на дому. Мы знаем, что производительность будет снижаться. Так что не волнуйся".

“Мы знаем, что вас будут беспокоить ваши дети и члены семьи. Позвольте им принять участие в призыве. Без проблем. Но, пожалуйста, общайтесь с членами вашей команды. Не пропустите это".

Лизамари Монако из InsuranceForBurial.com резюмирует: “Лучший совет, который я бы дал другим удаленным командам, - это четко понимать, чего вы ожидаете от своей команды. Знайте, что вам нужно, чтобы они делали ежедневно, чтобы поддерживать производство”.

Related: 8 Free SaaS Productivity Apps That Have Changed How I Work

10. Полагайтесь на свои технологические документы и системы

При управлении удаленной командой Райан Рууд из Озеро первое считает, что у вас должна быть “хорошо документированная операционная процедура”.

“Это отличный способ помочь новым сотрудникам ознакомиться с тем, как ваша организация работает и работает последовательно. В офисной обстановке – легко выскочить и задать вопрос. Фактически, это не всегда возможно. Стандартные операционные процедуры помогают дать рекомендации о том, как бизнес справляется с ключевыми ситуациями”.

Это относится и к системам, которые вы используете, как Винс Массара из Ваш Фитнес-Радар объясняет: “Убедитесь, что у вас есть системы на месте. Конечно, когда вы начнете, у вас будет представление о том, как будет выглядеть система, а затем она изменится по мере получения большего опыта”.

“Независимо от этого, убедитесь, что ваши сотрудники регулярно выполняют один и тот же процесс, чтобы избежать лишних вопросов и потерянного времени”, - добавляет Массара.

“Сейчас не время для этого", - сказал он. LUXIэто Кристи Андрус. “В мире достаточно неопределенности и без двусмысленности в отношении командного протокола и ожиданий. Внедрите систему управления проектами, такую как Asana, канал связи, такой как Slack, и организуйте повторяющийся еженедельный вебинар в Zoom”.

Андрус добавляет: “Тогда соблюдайте последовательность. Не переносите собрания, не допускайте сдвига сроков, устанавливайте жесткие ограничения на звонки, используйте шаблоны и рекомендации для стандартизации процессов и, пожалуйста, ради всех, ограничьте количество электронных писем”.

Плюс, Ян Келли из Натуральные продукты NuLeaf считает, что вы должны “всегда совершенствовать процессы, чтобы убедиться, что вы сосредоточены на наиболее эффективной задаче в любой момент времени”.

“В большинстве случаев команды будут выполнять самую легкую работу вместо самой важной, и то, что требует немного больше времени, откладывается, когда о них следует позаботиться на ранней стадии для достижения наилучших результатов”.

11. Убедитесь, что их оборудование подходит для WHF

Все просто: ваша недавно удаленная команда не сможет работать из дома, если у них нет для этого оборудования.

У Аланы Фрейзер есть трехэтапный подход к тому, чтобы убедиться, что Эссе4студентыкоманда способна: “Простые меры, такие как запрет сотрудникам просматривать определенные сайты, могут оказать существенное влияние на то, насколько хорошо работает ваша сеть – или нет”.

“Проверьте Его Детали: Под этим мы подразумеваем проверку аппаратного и программного обеспечения, обеспечивающих функционирование сети. Проверка этого на регулярной основе – до возникновения проблемы или сообщения о ней – позволяет вам диагностировать проблемы на ранней стадии и устранять их до того, как они могут повлиять на функциональность вашей сети”.

“Адаптируйтесь к шаблонам использования: Использование сети меняется по мере развития компаний. Это означает, что сеть должна адаптироваться к тому, как ее используют сотрудники/конечные пользователи. Например, предъявляются ли к системе сейчас более высокие требования к мобильным устройствам, чем при ее первой настройке? Требуется ли для этого некоторое обновление системы?”

“Практикуйте Безопасность Данных: Это должно быть сделано как само собой разумеющееся по очевидным причинам. Но безопасность также повышает эффективность сети, поскольку предотвращает неправильное использование ресурсов сети. Простые меры, такие как запрет сотрудникам просматривать определенные сайты, могут оказать существенное влияние на то, насколько хорошо работает ваша сеть – или нет”.

Фрейзер объясняет: “Например, запрещая доступ к сайтам, которые не имеют отношения к рабочему месту, вы уменьшаете вероятность того, что ваша сеть будет атакована (непреднамеренно) загруженными вирусами, шпионскими программами и множеством других элементов”.

PerrillКайл Энфилд добавляет: “Определенно инвестируйте в дополнительные мониторы, если сможете! Раньше я работал исключительно со своего ноутбука, и в Черную пятницу я купил относительно недорогой второй монитор – моя производительность взлетела до небес!”

“Это так ценно-иметь возможность открывать несколько окон/программ во время работы над различными задачами, а не постоянно переключаться туда и обратно”.

12. Отображение отчетов и данных с использованием визуальной графики

Скорее всего, вы все еще будете создавать отчеты, когда ваша команда будет работать дома. Но когда вы делитесь этими отчетами, ИзгонятьДейзи Джин считает: “Категоризированные данные лучше, чем отчет, написанный параграфами”.

“С помощью графиков это помогает отчету отображать более подробные данные в цифрах или в деталях”.

*Примечание редактора: Сделайте свою жизнь в 10 раз проще, используя готовый, профессионально разработанный шаблон. У нас есть куча таких, которые вы сможете использовать для чего угодно, включая social media, ecommerce, и project management:

13. Нанимайте правильных людей

Я знаю, о чем вы думаете: “Я уже нанял своих сотрудников. Я хочу, чтобы они были продуктивны, когда работают дома”. Но Пэт Ахерн из Между“лучший совет по управлению удаленной командой начинается с процесса найма”.

“Члену команды A+ не нужен кто-то, кто будет управлять ими на микроуровне. Им нужно доверие, система, которая позволяет им оставаться в курсе различных проектов, над которыми они работают, и комфорт, чтобы они могли открыто говорить о проблемах, с которыми они сталкиваются”.

Ахерн объясняет: “Наша команда фокусируется на найме скромных, голодных и эмоционально интеллигентных людей (подробнее об этих качествах читайте в разделе “Идеальный командный игрок”). С новыми товарищами по команде мы устанавливаем периодические проверки, чтобы гарантировать, что результаты будут выполнены вовремя и в полном объеме, чтобы подтвердить, что у них есть эти ��ерты”.

“Члены команды A+ быстро показывают, что им не нужно, чтобы кто-то проверял все их результаты”.

Как Помочь Вашей Команде Быть Продуктивной При Работе Из Дома

К этому моменту у вас должен быть список методов, которые можно использовать для управления повседневной работой удаленной команды.

Единственная проблема? Продуктивность. Все это хорошо и хорошо-устанавливать крайние сроки и надеяться, что они будут выполнены. Но если ваши сотрудники не будут продуктивны (и давайте посмотрим правде в глаза, это сложно в разгар пандемии), они не выполнят никакой работы.

Вот почему мы также спросили наших экспертов, как они могут помочь своей удаленной команде be more productive когда они работают дома.

1. Позвольте сотрудникам устанавливать свои собственные рабочие часы

Мы переживаем трудные времена. Уровень производительности вашего персонала, скорее всего, пострадает. Но когда они работают на дому, у вас есть преимущество, позволяющее каждому сотруднику работать по своему собственному графику. (Это восходит к доверию, о котором мы упоминали ранее.)

Heidi Щука объясняет: “Не слишком беспокойтесь о том, сколько времени члены к��манды проводят на работе или в какие часы они предпочитают работать. Они могут предпочесть работать по выходным или на ночь, или им нужен перерыв, чтобы справиться с больным ребенком”.

“Если они получают зарплату или являются фрилансерами, которым платят за продуктивность, количество часов не должно иметь значения, если они выполняют работу вовремя”.

Марк Андре из Жизненно Важный Доллар соглашается: “В большинстве офисных помещений ожидается, что сотрудники будут приходить и работать в установленные часы (например, с 8:00 утра до 5:00 вечера). С удаленными работниками нет необходимости строго соблюдать рабочее время”.

“Вместо этого сосредоточьтесь на целях, которые необходимо достичь, и не контролируйте свою команду на микроуровне, чтобы убедиться, что они работают определенное количество часов. Некоторые из членов вашей команды будут гораздо эффективнее работать дома, и они смогут сделать все за меньшее время”.

ChannelsЯкуб Клищак добавляет: “Некоторые компании придерживаются политики 8-часового рабочего дня, в то время как другие позволяют вам работать 3 часа утром, 2 часа днем и заканчивать вечером. Установите определенные правила и ожидания и разъясните своим сотрудникам, как действовать во время удаленной работы”.

Вот почему Мэтт Вудли, который руководит удаленной командой в Кредитоинформативный, говорит: “Пока члены команды выполняют свою работу, я не беспокоюсь о том, когда они работают. До тех пор, пока мы все успеваем на нашу ежедневную встречу с командой лицом к лицу, нет никаких проблем с тем, когда работа выполняется”.

Кроме того, “таким образом, они будут выполнять лучшую работу быстрее, вместо того, чтобы переносить 3-часовую задачу на 8 часов только для того, чтобы заполнить свое рабочее время”, как Airfocus‘ Шольц написал explains.

Чак Роббинс из аро маркетинг прекрасно резюмирует это: “Управляйте работой, а не работником. Если работа будет выполнена вовремя, не беспокойтесь о том, каким был путь работника, чтобы сделать это”.

2. Выделяйте время для выполнения конкретных задач

“Работа на дому может быть сложной задачей, чтобы оставаться сосредоточенной и продуктивной”, - говорит Кристи Холден из Рыночный круг–компания, которая была удаленной компанией в течение нескольких лет.

Холден объясняет: “Совет, которым я поделился со своей командой, заключается в том, чтобы выделить время в их календаре для выполнения высокоприоритетных задач. Это облегчает сосредоточенность, когда вы устанавливаете границы в своем календаре на день для того, над чем вы собираетесь работать, и когда, таким образом, вы с большей вероятностью будете придерживаться этого, вместо того чтобы позволять отвлекающим факторам и пожарам полностью отвлекать ваше внимание в течение дня”.

Дэвид Линч из Пайетт Форвард, Инк добавляет: “Составьте список задач, которые вы хотели бы выполнить в течение дня. Каждое утро я составляю список дел, которые мне нужно сделать, и список дел, над которыми нужно поработать, если я закончу свои основные задачи. Это помогает мне оставаться сосредоточенным в течение дня, так как мне всегда будет над чем работать”.

3. Поощряйте их отслеживать свое время

“Мой совет-измерять время, посвященное каждой задаче. Есть несколько инструментов, которые дают вам такую возможность”, - говорит Кейт Иванич из Проницательность. “Благодаря этому вы точно знаете, сколько минут и часов вы тратите на выполнение задачи”.

“Когда вы подводите итог времени, которое вы проработали в течение дня, вы знаете, было ли это продуктивно и следует ли вам требовать от себя большей дисциплины”.

Это то, что команда в BestCompany.com сделайте то же самое, по словам Элайны Окерлунд: “Попросите членов вашей команды вести учет своих ежедневных задач удаленной работы в виртуальном документе, которым вы делитесь”.

*Editor’s note: Отслеживание команды не должно быть страшной вещью. Понимание того, ��ак (и где) вы проводите время, помогает оптимизировать ваш график и ускорить выполнение задач. Хватай наши Harvest Team Time Report чтобы увидеть, где ваши удаленные сотрудники проводят свое время:

4. Устанавливайте (и делитесь) крайними сроками как группа

По словам Виктории Пьер из LifeInsuranceTypes.com, каждая удаленная команда должна “устанавливать крайние сроки и делиться крайними сроками”.

“Недостаточно просто знать, где вы находитесь на своих заданиях. Понимание того, где ваши коллеги выполняют свои задачи и в какие сроки, может привести к более совместным усилиям и более эффективной работе”.

Вот почему Шуфти ПроВиктор Фредунг говорит: “Вам нужно практиковать то, что вы проповедуете, если вы хотите, чтобы ваши команды были бдительны и уважительно относились к срокам, вы должны в первую очередь учитывать время. Доступность и своевременная обратная связь с командами-это секретный компонент эффективного удаленного управления командой”.

Мелани Муссон рассказывает, как они это делают в CompareLifeInsurance.com: “Дайте им представление о приблизительных целях, но поощряйте их ставить перед собой конкретные цели. Создайте таблицу Google, в которой сотрудники смогут устанавливать эти цели и отчитываться о них. Составляя общий лист, другие сотрудники могут помочь мотивировать друг друга”.

Лиз Нильсен разделяет это Лаборатория гибкой стратегии следуйте этим критериям при установлении любых крайних сроков для своей удаленной команды:

1. “Конкретную задачу будет выполнять каждый человек
2. Подлежащий доставке
3. Дата, когда это будет сделано”

“Удивительно, как часто мы думаем, что наши базы охвачены, когда на самом деле мы упустили один из этих элементов, а затем расстраиваемся, когда наша команда не добивается прогресса”, – объясняет Нильсен.

Киви КреативДжен Ломбарди добавляет: “Отсортируйте эти задачи в порядке приоритетности и оцените количество часов, необходимых для их выполнения. У вас больше расчетных часов, чем в рабочий день? У вас достаточно свободного времени на случай, если возникнет необходимость в семье?”

“Проводите каждый свой день в команде так, чтобы каждый знал, что нужно сделать, и больше сосредотачивайтесь на результатах этих задач, а не на времени, которое требуется для их выполнения”, - продолжает Ломбарди.

Джари Боландер из JSY PR и маркетинг соглашается: “Очень важно, когда вы работаете удаленно, иметь четкие и лаконичные задачи и цели. Закрытие цикла означает, что вы следите за тем, чтобы убедиться, что то, о чем вы думали, было сделано, сделано. Это не в стиле микроменеджмента, а для того, чтобы иметь естественные точки контроля, чтобы все знали, чего ожидают”.

Вот почему Кевин Миллер из Счетчик Словглавный совет по удаленному управлению людьми: не меняйте способ постановки целей и проверки результатов. Не пытайте своих людей дополнительными проверками производительности. Пандемия уже доставила им много стресса".

Но если вы работаете с удаленной командой по всему миру, не забывайте, что ваши сроки могут отличаться в зависимости от того, где находятся ваши сотрудники.

Машон Томас из Живое Рабочее Путешествие объясняет: “В современном глобальном мире большинство удаленных команд распределены по разным часовым поясам, поэтому часто возникают недопонимания, если один человек использует свой часовой пояс для установления крайнего срока, в то время как его товарищ по команде ожидает, что задание будет выполнено к их времени”.

5. Попросите их отключить нерабочие уведомления, когда они работают

“Лучший совет по повышению производительности, который я реализовал, - это устранение отвлекающих факторов, до которых легче всего добраться”. 9 пАрусБрайан Паттман объясняет.

“Все несущественные приложения на моем телефоне находятся на второй странице или дальше, а уведомления для всех социальных сетей отключены. Я уже поймал себя на том, что пытаюсь зайти в Twitter или Instagram, и смог положить телефон обратно и вернуться к работе”.

Паттман продолжает: “Отвлекающие факторы будут увеличиваться, когда вы перейдете в WFH, но сведение их к минимуму-ключ к успеху”.

Нерман Делиахметович соглашается: “Уменьшите шум, исходящий от уведомлений, как частных (Twitter, Facebook), так и деловых (Slack). Организуйтесь на отрезки времени (1-2 часа) без перерывов, чтобы вы могли полностью сосредоточиться на работе”.

Возможно, именно поэтому 49% удаленных сотрудников говорят, что они наиболее продуктивны при удаленной работе. Они контролируют, со сколькими отвлекающими факторами они сталкиваются:

6. Попросите сотрудников сообщить о показателях производительности

“Как менеджер, сопротивляйтесь стремлению к микроуправлению, потому что вы чувствуете, что хотите контролировать что-то в это время, когда все выходит из-под вашего контроля”, - говорит он. LyntonWebэто Дженнифер Лакс.

“Примите тот факт, что вы не можете тщательно проверить рабочее время ваших прямых отчетов или даже то, на чем они сосредоточены в течение дня”. Вместо этого измерьте желаемые результаты их обязанностей, чтобы определить их производительность и направленность, путем измерения ключевых показателей эффективности и количественных показателей, которые соответствуют этим результатам”.

Лакс объясняет: “Когда вы сосредоточитесь на результатах, вы косвенно получите представление об их производительности и дадите им свободу творчески достигать этих целей с меньшим контролем.

Вот почему Эллиот Яффа из Доктор Эллиот Б. Джаффа Ассошиэйтс рекомендует “попросить каждого сотрудника предоставить по электронной почте непосредственно вам два показателя производительности: как вы планируете “вести учет” того, что вы делали, производили, разрабатывали и т.д., Каждый день. Просматривайте списки и делитесь теми, которые были бы полезны для всей команды”.

The team at Handshaking.com также сделайте это, по словам Мэтью Холмса: “Убедитесь, что все новые удаленные работники отправляют отчет об окончании рабочего дня, если они еще этого не делают. Действительно помогает увеличить ежедневное общение туда и обратно в то время, когда общение может показаться, что оно исчезло”.

Но как Рубен Кац из Маркетинг Falcon объясняет, что вы должны “позволить им быть своими собственными боссами, но не за счет клиента. Я никогда не позволяю задаче сидеть слишком долго. Вот где я должен следить за рабочим процессом и видеть, выполнена ли работа”.

7. Каждое утро проводите виртуальную стоячую встречу

“Каждая команда должна начинать день с быстрого и неформального 5-10-ми��утного видеовызова, который начинается, как только людям обычно требуется физически находиться в офисе (например, каждое утро в 9 утра, M-F). Наденьте все, что хотите, и установите видеозвонок на завершение через 10 минут”, - говорит Спенсер Смит из Решения для продаж IRC.

“Исходя из того, кто ненавидит собрания, я нахожу это полезным для производительности, потому что людям гораздо сложнее придерживаться рутины при работе из дома, а последовательная рутина = производительность”.

Смит добавляет: “Это также гарантирует, что все проснутся, когда им это нужно, и жесткое 10-минутное отключение практически не влияет на чей-либо график. Вы всегда найдете, о чем поговорить в течение 5-10 минут, но этот совет работает независимо от того, что обсуждается во время звонков”.

PureVPNРамец Гайас Усмани соглашается: “Ежедневный стендап или все руки позволяют людям ежедневно приветствовать друг друга и делиться любыми новыми обновлениями. Убедитесь, что каждый участник подключается к конференц-связи и сообщает обновленную информацию о ходе выполнения своих задач”.

“Ежедневные стендапы не обязательно должны быть обширными", - продолжает Усмани. “Они могут варьироваться от 10 минут до 15 минут. Или вы могли бы разделить свой режим стояния на два раза в день по 10 минут каждый, один утром и один поздно вечером, в любое удобное для вас время”.

Нил Энейкс делится тремя разговорами-стартерами, которые Фаннит использует в своих ежедневных встречах:

1. “Блокировщики работы: Это люди, которые дают другим знать, что им не дают возможности выполнять свою работу, и им нужна помощь в удалении блокатора
2. Что-то хорошее: Это предметы, которыми делятся люди, которые празднуют наши успехи как команды.
3. Кое-что, чему я научился: Возможно, вы разработали новый способ быть продуктивным дома? Или что-то, что помогает нам более эффективно работать на клиента? Поделитесь этим с другими сотрудниками!”

Тун Дао из Avada Commerce соглашается: “Попросите всех членов команды сообщить, что они сделали за день, что они собираются делать завтра, и рассказать о своих трудностях при удаленной работе”.

Аналогично, VisitorQueueНик Холлингер говорит, что их темы таковы:

1. “Что ты делал сегодня?
2. Что ты планируешь делать завтра
3. Вы сталкивались с какими-либо препятствиями на дорогах?”

На этой встрече Куинси Смтих из Полномочия ESL также объясняет, что вы можете “планировать неделю, включая цели и задачи, заранее, когда это возможно, – это поможет снизить риск того, что люди потеряют концентрацию”.

Вот почему Джастин А. Хилл из Юридическая фирма Хилл также рекомендует “составлять подробные списки задач всей командой перед началом каждого дня или в конце каждого дня".

Кроме того, это ваш шанс поработать над культурой создания команды, как VPNRanksАбдул Рехман объясняет: “Мы познакомили наши семьи друг с другом во время телефонной конференции. Кто-то привел свою маму поздороваться, кто-то привел свою дочь, а кто-то показал нам свою любимую собаку. Это было довольно полезно и сохраняет позитивную атмосферу в целом”.

8. Не забудьте вознаградить своих новых удаленных сотрудников

“Не забывайте ценить коллег за их усилия и достижения", - сказала команда в Диги Слон. “Предложите всей группе положительный вклад от клиентов или внутренних клиентов”.

Это творит чудеса с их мотивацией. На самом деле, Марк Рейнольдс, который более 10 лет руководил удаленной командой в Предел прибыли, рекомендует “проникнуть в умы ваших удаленных работников/команд. Я работаю лучше всего, когда у меня есть абсолютная ясность в вопросе "почему". Итак, найдите”почему "и привейте это своей команде".

Рейнольдс объясняет: “Вопрос "почему" не в том, чтобы получать деньги, хотя это и есть мотивация. Копни глубже. Мои клиенты испытывают неуверенность и боль в эти трудные времена. Нам всем нужно сделать шаг вперед, поднять нашу игру и помочь нашим клиентам в трудную минуту. Найдите”почему", которое находит отклик и мотивирует ваших удаленных сотрудников".

ВизаСтивен Хаками соглашается: “Деньги могут быть сильным мотиватором, но не всегда имеют ту эмоциональную связь, которую имеет конкуренция. Как менеджеру важно поощрять конкуренцию, чтобы поддерживать мотивацию команд”.

“Отмечайте крупные сделки по звонкам, отображайте номера каждого представителя в месте, которое все могут видеть, и добавляйте еженедельные призы для победителей. Работая на дому в качестве торгового представителя, вы можете почувствовать себя одиноким. Стимулирование конкуренции среди команды исправляет это”.

Плюс, Деннис Белл из Кофе Библос говорит: “Демонстрация людям того, что компания заботится о них, значительно поможет мотивировать ваших удаленных сотрудников”.

“Например, удаленные работники-это то же самое, что и обычные работники, и у них также есть профессиональные цели. Чтобы показать им, что компания заботится о них, предложите советы о том, как достичь их цели. Оплачивайте обучающие и развивающие семинары и практикумы, которые соответствуют их собственным целям”.

“Делая это, вы гарантируете, что ваши сотрудники останутся сосредоточенными и эффективными", - резюмирует Белл.

9. Планируйте регулярные перерывы

“У тебя должен быть перерыв каждые несколько часов. М��жет быть очень легко войти в привычку просыпаться и работать изо всех сил, потому что у вас много дел, но это может стать слишком рутинным”, - говорит PDBC‘s Daniel Елка.

“Не успеешь оглянуться, как ты уже сидишь по 10 часов в день ровно и даже не двигаешь мышцами и не делаешь упражнений. Сравните это с работой в офисе, где вы можете тратить более 2 часов на дорогу в день, но в среднем вы проходите милю пешком, в поезде, вверх и вниз и т. Д.”.

Танненбаум добавляет: “Вы должны быть более продуктивными, работая удаленно, но вы не можете забывать быть активными”.

Лаура Фуэнтес из Блюдо Бесконечности, который руководит удаленной командой в течение 8 лет, соглашается: “Людям нужны перерывы, и менеджеры должны понимать, что только потому, что их команда работает удаленно, они доступны в любое время”.

“Важно установить границы с обеих сторон, чтобы каждый мог вернуться к работе полностью заряженным и сосредоточенным”.

Подводя итог, Аджай Дахия из Проект Опыления говорит: “Исследования показывают, что работники, которые делают перерывы, в целом более продуктивны, и предоставление вашей команде пространства для творчества помогает вашей организации процветать в долгосрочной перспективе, потому что вашу команду поощряют предлагать более креативные решения”.

10. Добавьте немного соревновательного веселья

Чтобы ваша удаленная команда работала продуктивно, LetMeBankМорган Тейлор рекомендует “иметь какую-то таблицу лидеров, в которой они могли бы оценивать относительную производительность друг друга”.

“Мы не создавали это намеренно, мы просто хотели отследить, чем занимаются люди, но тогда люди становятся конкурентоспособными”.

Как вы управляете своей новой удаленной командой?

Не волнуйтесь, если вам трудно управлять новой удаленной командой. Это крутая кривая обучения–та, в которую вас, скорее всего, бросили, а не выбрали по собственному выбору.

Используйте эти советы, чтобы справиться со своей командой и побудить ее выполнять свою лучшую работу. Затем подправьте их по ходу дела.

Самая важная еда на вынос? Держись там. С практикой это становится легче.