Как создать команды агентств, управляемые процессами
Создание прибыльного агентства не имеет ничего общего с тем, чтобы быть опытным, креативным маркетологом.
Если бы ты сказал мне это шесть лет назад, когда я работал в нашей комнате в общежитии, поднимая наше агентство с земли, я бы рассмеялся тебе в лицо.
Но после шести лет работы в агентских окопах вместе с сотнями агентств я теперь знаю, насколько я был наивен.
Существует мнение, что творчество-это противоположность бюрократии и бюрократии. Если вы действительно хотите помочь компании достичь своих целей, вы должны сбросить это ярмо и бежать на свободу.
Но в то же время есть забавное несоответствие. Если вы подойдете к любому владельцу агентства в Мире ВХОДЯЩЕГО или контент-маркетинга и спросите его, если документирование процессов агентства это важная часть развития их бизнеса, все с энтузиазмом скажут вам: “ЧЕРТ ВОЗЬМИ, ДА!”
Процесс это модное словечко агентства. Все согласны с тем, что процессы важны. Но если разобраться, то лишь у немногих агентств есть система, которой они гордятся.
Есть две основные причины, по которым процессы терпят неудачу.
- Никто не тратит время на то, чтобы уйти из бизнеса
- Члены команды агентства не понимают, что это для них значит
Первопричиной обеих этих неудачных точек является старая добрая человеческая природа, такая же древняя, как Адам и Ева.
Люди не уходят из бизнеса, чтобы работать над бизнесом, потому что это требует тяжелой работы. Это неизведанный путь. Когда приходит следующее электронное письмо от клиента или появляется ваше следующее уведомление о задержке, мы возвращаемся к нашей обычной рутине.
Вы не сможете разорвать этот цикл, если не будете готовы намеренно охранять свой календарь и блокировать время для инвестиций в свой бизнес.
Как товарищи по команде, мы не тратим время на документирование или отслеживание процессов. На первый взгляд, в этом нет ничего для нас“.У меня в голове есть процесс, зачем мне его записывать?”
Не открыв каждому члену команды глаза на их ценность для команды, невозможно изменить этот образ мышления.
Теперь, когда мы знаем, почему большинство агентств изо всех сил пытаются создать команды, ориентированные на процессы, давайте рассмотрим, что вы можете с этим сделать!
Создайте визуализированное путешествие клиента
Как основной команде жизненно важно знать, что вы делаете и как вы это делаете. Руководство вашей команды несет ответственность за здоровье и счастье своих команд.
Но клиенты иногда мешают. Они приходят с длинным списком дел, которые они хотят сделать. Вещи, которые вы могу сделать, но часто не то, что вы следует сделать.
Эта модель в конечном счете позиционирует ваши услуги как товар, а вас как цифрового "да".
Процессы начинаются в процессе продаж. Вы хотите работать с клиентами, которые понимают общую картину предлагаемых вами решений, а не просто выполняют для них работу. Этот просмотр начинается с ваших самых первых совместных звонков по продажам.
Джон Мактиг из Куно Креативный говорит: “Вам нужно научить своих клиентов работать с вами. Если потенциальный клиент не желает позволить нам поговорить со своими клиентами, мы воспринимаем это как признак того, что они не подходят”.
В вашем агентстве должен быть налажен процесс наилучшей практики. Если потенциальный клиент не желает следовать этому, определите и примите, что он вам не подходит.
Визуализированное путешествие клиента-отличное место для начала. Соберите свою основную команду вокруг белой доски. Представьте, что вы завтра подписываете клиента своей мечты, и деньги не были предметом. Что бы вы сделали для них в первую очередь?
- Как бы развивался этот процесс?
- Какие разговоры вы хотели бы провести?
- Какие активы вы бы проверили в первую очередь?
- Какой контент вы бы создали в первую очередь?
- Какую технологию вы бы установили и настроили?
- Какая информация для входа вам понадобится?
Когда вы заполните доску, вы начнете видеть, как путешествие разворачивается прямо перед вами. Затем разбейте временную шкалу на этапы. Это поможет вашим потенциальным клиентам, клиентам и товарищам по команде увидеть, как каждая деталь сочетается друг с другом.
Если вы предлагаете несколько основных услуг, создайте поток для каждой из них.
Как только вы обрисуете, что должно произойти и когда это должно произойти, создайте графику, иллюстрирующую путешествие.
Вот пример, основанный на моем личном опыте и модель, которой мы обучаем:
Вы можете использовать это в процессе продаж, чтобы рассказать потенциальным клиентам о том, как вы работаете. Вы можете опубликовать это в офисе, чтобы помочь товарищам по команде запомнить общую картину, когда они создают результаты.
(Хотите создать свое собственное визуализированное путешествие клиента? Зацени это.)
Разбейте Свое Путешествие Клиента на Повторяющиеся Части
После того как вы наметили Путь клиента, вы можете начать разбивать каждую фазу на более мелкие части. Вы открываете капот, чтобы полностью проанализировать и понять тонкости машины, которая питает каждый этап вашего путешествия.
Каждый из этих этапов может быть Кампанией. Каждая кампания состоит из результатов. Результаты обозначают основные этапы Кампании.
С каждой кампанией, разбитой на их результаты, пришло время сделать еще один шаг глубже. Разбейте каждый результат на задачи, которые необходимы для доведения этого результата от концепции до завершения.
Каждая задача должна принадлежать одному товарищу по команде.
Теперь у вас есть основа для документирования процессов!
Выполнив эти три шага, ваши внутренние операции мгновенно окажутся в топ-10% агентств. Грустно, но это правда 
Когда вы находите время, чтобы договориться о том, что вы делаете и как вы это делаете, вы позволяете всем четко видеть, кто вы есть. Это чувство освобождения для вашей команды!
Но работа еще не закончена. Агентства Rockstar выводят это на новый уровень.
Сотрудничайте над пошаговым
Реальные процессы создаются командой. Не в конференц-зале, а затем раздают всем желающим, чтобы они следовали.
Теперь, когда структура вашего агентства создана, пришло время собрать всю команду за столом переговоров. Развитие этого процесса зависит от размера вашего агентства.
Лучше всего в небольшой группе. Соберите вместе людей, которые будут работать вместе над созданием результатов. Член основной команды объясняет процесс, который им необходимо разобрать.
Как только все поймут, как работает система, пришло время начать создавать контрольный список для каждой задачи. Именно здесь управление проектами встречается с управлением процессами.
Каждый человек, ответственный за выполнение задачи, отвечает за создание контрольного списка, которому следует следовать при каждом появлении задачи.
Главное, чтобы все было просто. Вы хотите запечатлеть процесс, не мешая ему. На каждом шаге вы можете ссылаться на дополнительные ресурсы или видеообзор, чтобы предоставить больше контекста.
Этот шаг является ключом к активации. Когда каждый член команды будет услышан, он будет больше заинтересован в успехе инициативы. Когда они сами составляют контрольные списки, у них больше шансов следовать им.
Регулярно обсуждайте этот процесс
В отделе продаж говорят, что удача в дальнейшем. Это также очень верно, когда речь заходит о документации процесса вашего агентства!
Когда ваша команда следует документированному процессу, агентство становится более прибыльным.
Но агентские процессы во многом похожи на автомагистрали и мосты. Они необходимы для переезда вашей команды, но их необходимо поддерживать.
Если вы латаете трещины по ходу движения, вам не нужно беспокоиться о закрытии полос движения в будущем.
Процессы постоянно развиваются. Когда вы открываете новый выигрыш, это шанс для нового процесса или улучшенного процесса. Когда вы находите более разумный способ что-то сделать, это возможность скорректировать процесс.
Каждый день ваша команда решает проблемы для клиентов. Регулярно встречайтесь, чтобы обсудить, как работают ваши процессы и какие улучшения можно внести.
Есть два типа встреч вы можете добавить в рабочий процесс вашего агентства:
1- Еженедельные Стендовые обзоры клиентов
Каждую неделю ваша команда агентства должна собираться для обсуждения работы с клиентами. Вместо того, чтобы создавать совершенно новую встречу в календаре каждого, просто добавьте несколько в��просов в повестку дня собрания:
- Кто-нибудь нашел лучший способ сделать что-то, что мы должны добавить в наш процесс?
- Кто-нибудь нашел сломанную часть своего процесса, которую необходимо исправить?
- Кто-нибудь обнаружил часть процесса, который, по вашему мнению, мы должны прекратить делать?
Если что-нибудь всплывет, добавьте это в качестве темы для обсуждения на более поздней встрече.
Регулярно возвращаясь к процессу с помощью подхода "начать, исправить и остановить", вы всегда будете работать с макси��альной эффективностью.
2- Обзоры процессов Высокого Уровня
Точно так же, как команда доставки регулярно анализирует пошаговые процессы, основной команде необходимо регулярно пересматривать общую структуру.
Ежеквартальные стратегические сессии-отличное время для таких бесед. Начните с обзора прошлого квартала. Поговорите о победах, поражениях и извлеченных уроках.
- Есть ли новые услуги, которые вы начали предлагать?
- Есть ли новое партнерство, которое имеет смысл интегрировать в ваш процесс?
- Необходимо ли внести какие-либо коррективы в представление процесса?
Эти вопросы помогут вам поддерживать структуру в актуальном состоянии. Имея четкое видение сверху, каждый сотрудник агентства получает выгоду!
Создание окружающей среды
Это последний шаг, потому что он самый важный.
Жизнь агентства лучше всего проживать как командный вид спорта. Никто не живет один на острове.
Члены команды работают в команде не только ради результатов, которые они создают. Они находятся там дольше, чем те часы, к��торые они могут оплатить.
Руководители агентств, которые способствуют культура сообщества находятся в более сильной долгосрочной позиции. Ваше внимание должно быть сосредоточено не только на привлечении больших талантов. Вы также должны сохранить большие таланты, предоставляя им возможность повысить ответственность и развивать свою карьеру.
Обучение членов команды возможностям документирования процессов дает им такую перспективу.
Это ощутимый способ показать, что вы цените навыки, которые они привносят в команду. Но что еще более важно, это показывает, что вы не ожидаете, что они будут играть эту роль вечно.
Документируя процесс, они освобождают себя для дальнейшего роста в агентстве.
Когда процесс документируется в центральном месте, товарищи по команде получают возможность самостоятельно находить ответы. Это означает меньше потраченного впустую времени и внимания, потраченного на ответы на вопросы.
По мере роста компании у них тоже появляется возможность расти. Документирование их процесса-это их вклад в работу команды.
В конце концов, прибыльное агентство-это не просто набор опытных, креативных маркетологов. Это команда разработчиков, которые работают вместе для решения проблем клиентов, действуя в рамках документированных процессов.
Это освобождает их от необходимости быть сообразительными, креативными маркетологами, которые приносят результаты клиентам и любят агентство, которое они называют домом.
