32 агентства делятся своими любимыми инструментами и процессами управления проектами

Есть ли правильное или неправильное время для вашего агентства, чтобы более серьезно инвестировать в инструменты и процессы управления проектами?

Агентства сталкиваются с трудной задачей, когда дело доходит до управления проектами. С таким количеством людей, работающих над различными проектами, отслеживание всего имеет решающее значение.

“Инвестируйте в надежный инструмент управления проектами, который удовлетворяет всем вашим требованиям”, - говорит Дэн Этьель, генеральный директор компании Сер��я. “Эти инвестиции принесут дивиденды за счет экономии времени, избежания ошибок и прозрачности в отношениях с вашими клиентами”.

Мало кто стал бы спорить с посылкой Этьеля, но когда подходящее ли время для инвестиций в инструмент и процесс управления проектами? Является сейчас подходящее время?

Мы опросили несколько десятков агентств, чтобы выяснить…

43% агентств заявили, что они более серьезно инвестировали в инструменты и процессы управления проектами после закрытия своих первых 5 клиентов. Еще 20% сказали, что инвестируют сразу после своего первого клиента.

Однако, пожалуй, самым удивительным было то, что 13% агентств заявили, что инвестируют в управление проектами только после 20 клиентов.

Оттуда мы спросили, каким был основной инструмент управления проектами их агентства.

33% агентств говорят, что они используют командную работу в качестве основного инструмента управления проектами. Trello занял второе место, 23% агентств сообщили, что это их основной инструмент, а Асана завершила тройку лидеров с 17%.

Затем мы попросили агентства поделиться своими наиболее эффективными стратегиями для выполнения организованной и, в конечном счете, успешной функции управления проектами в их агентстве.

Вот что мы узнали.

Сначала Создайте Свои Процессы

“Если вы хотите успешно внедрить инструмент управления проектами в своем агентстве, вам нужно начать со своих процессов”,-говорит Паркер Шорт, соучредитель Маркетинговые стратегии Jaxzen. “Если у вас есть эффективные процессы для структурирования, организации и передачи заданий, то у вас есть все возможности для внедрения большинства современных систем управления проектами”.

“В противном случае, - продолжает Шорт, - на вас, скорее всего, повлияет то, как настроена система управления проектами, а это неправильный порядок. Можете ли вы представить, что на дизайн дома влияет тип вашей дрели?”

“Вы начинаете с плана и оцениваете инструменты в соответствии с этим. Как только у вас будут сильные процессы, даже некоторые основы, вы будете в лучшем положении для внедрения инструмента управления проектами, независимо от того, что вы используете”.

Ноу-Мэд управляющий партнер Диона Кидд соглашается: “Мы считаем, что наиболее эффективная стратегия для реализации успешной функции управления проектами заключается в том, чтобы начать с опыта, который мы хотим создать. Мы начинаем с этого, а затем разрабатываем примеры рабочих процессов. Используя эту информацию, мы тестируем люб��е новое или предлагаемое программное обеспечение в соответствии с тем, как мы и наши клиенты хотим работать”.

После определения и документирования процессов вашего агентства вы можете сравнить инструменты и найти тот, который лучше всего подходит для вас, говорит Арно Бурде, соучредитель Идеагентство.

“Ваши процессы должны быть четко определены", - сказал Бердет. “Только тогда вы сможете сравнить и выбрать, какой инструмент лучше всего соответствует вашим потребностям и соответствует вашим процессам и людям. Кроме того, получите бай-ин от своей команды. Если у вашей команды нет четкого представления об общей стратегии, они не будут знать, что делать, и не будут использовать какие-либо новые инструменты управления проектами”.

Настройка Вашего инструмента под Ваши процессы

Около Веб-пользователи, сотрудники добавляют пользовательские поля в свое программное обеспечение для управления проектами. “У нас есть, например, поле, которое отражает влияние, которое оно оказывает на конечный результат клиентов”, - сказал Мишель Бонвани. “Таким образом, мы всегда можем расставить приоритеты в работе над задачами, которые дают наилучшие результаты для наших клиентов”.

Вы можете настроить свой инструмент управления проектами в соответствии с вашей бизнес-моделью.

Ускорьте Работу С Шаблонами

Выбрав правильный инструмент, основанный на процессах вашего агентства, вы можете начать повышать эффективность своей работы с помощью шаблонов.

“Создавайте многократно используемые подробные шаблоны услуг в своем программном обеспечении для управления проектами", - предлагает Зак Ханебринк, соучредитель Крючок. “Изложите задачи так, чтобы членам команды было легко последовательно и логично выполнять их, чтобы клиенты могли понимать, что происходит при обновлении. Это поможет вам повысить производительность и масштабировать свои услуги”.

Мэдди Хьюитт из Маркетинг Макмахона подчеркивает также ценность шаблонов:

“До того, как мы начали использовать шаблоны, идентичные проекты назначались с использованием очень разных формулировок, поэтому, хотя некоторые проекты были быстрыми и простыми, другие были трудоемкими и сложными, потому что задача была недостаточно ясной или конкретной, хотя это был один и тот же проект”.

Хьюитт добавляет: “Мы используем Asana в нашей фирме, что позволяет нам создавать шаблоны для проектов, которые мы регулярно выполняем. Использование шаблонов экономит время и энергию, которые вместо этого были бы потрачены на то, чтобы точно выяснить, в чем заключается задача”.

Разбивка Задач

“Разбейте задачи на простые компоненты и выполняйте их по одной”, - говорит Роберт Доннелл, специалист по продажам и маркетингу в P5 Маркетинг.

Разбивая задачи и упрощая их, P5 экономит время с помощью своих шаблонов.

Есть и другие преимущества разбиения шаблона на более мелкие задачи.

“Для любого агентства, независимо от размера, я считаю, что использование шаблонов инструментов управления проектами имеет решающее значение”, - сказал Дрю Коэн, руководитель группы и специалист по маркетингу в Носитель SmartBug. “Например, если вы знаете, что ваш SEO-аудит состоит из 10 важных шагов, вы можете предварительно создать шаблон, в ��отором описываются эти десять шагов и назначаются соответствующие стороны. Это не только повышает эффективность, но и гарантирует, что необходимые шаги будут выполнены до отправки на проверку клиенту. При объединении нескольких проектов с несколькими учетными записями клиентов первостепенное значение имеет обеспечение того, чтобы соответствующие задачи для проекта были назначены с достаточным временем для завершения работы”.

Легкий доступ к Шаблонам и другим важным документам

Хотя шаблоны и четкая документация важны, также важно, чтобы ваша команда могла быстро найти любую соответствующую документацию до начала нового проекта.

“Команда должна быть в состоянии каждый раз быстро и легко получать доступ к документации и ресурсам. Отсутствие доступа к людям или активам замедлит прогресс”, - сказал Ричард Оуэнс, владелец компании Первые Пять Восемь СМИ.

Общайтесь С Клиентами

Многие агентства используют программное обеспечение для управления проектами как для клиентов, так и для сотрудников. В этих случаях решающее значение имеет четкая коммуникация.

“Мы знакомим наших потенциальных клиентов с Basecamp на ранних стадиях процесса продаж”, - говорит Стив Джеймс, партнер компании Потоковое Творчество. “Мы сочли полезным показать, как мы используем его с нашими текущими клиентами для повседневной коммуникации и наших текущих цифровых кампаний. Раннее введение помогает объяснить, как мы включаем и разбиваем наш агентский процесс на ежедневные, еженедельные и ежемесячные проверки в рамках этого инструмента. Когда мы начинаем работать с новыми клиентами, это легкий переход прямо из ворот”.

ЭннаЛея Кроу из Привет, Анна Брэндинг включает в себя этап регистрации в приветственном письме клиентам. Это ускоряет процесс объяснения и сразу же вводит клиента в курс дела.

Неоновая Золотая Рыбка обеспечивает использование их инструмента управления проектами со своими клиентами: “Если мы получаем от клиента электронное сообщение” Входящие-входящие "напрямую, мы вежливо просим его повторно отправить эту информацию через совет проекта", - говорит владелец Кен Франзен.

Развивайте Хорошие Привычки

“Часто проверяйте сроки", - говорит Мелисса Кэмпбелл, менеджер по работе с клиентами в Стратагоn. “Легко приобрести дурную привычку использовать свой почтовый ящик в качестве списка дел. Вы склонны принимать самое последнее за самое важное”.

“Вы склонны ошибочно принимать самое последнее за самое важное", - добавляет Кэмпбелл. “Если вы не используете инструмент управления проектами, купите его. Управлять расписанием, задачами, бюджетом и т.д. проще, если у вас есть все это на виду. Если что-то отстает, вам, возможно, придется поговорить со своей командой и скорректировать задержку. Если вы не возглавляете обвинение, вы не можете привлечь свою команду к ответственности в установленные сроки”.

Другие маркетологи также рекомендуют регулярные проверки. “Наша стратегия проста. Это называется ежедневным стендапом”, - говорит Кэндис Буллмор, основательница Миссия Драйв. “Это короткие встречи (очные или виртуальные), и всегда вовремя. Мы делаем заметки и делимся ими, приходим подготовленными, высказываемся, не переоцениваем это и продолжаем веселиться".

“Это помогает нам понять, над чем мы все работаем в этот день, и означает, что мы можем предоставить нашим клиентам 2-недельное представление (или”спринт") о том, над чем мы работаем".

Маркетинг HeadsUp использует еженедельные пров��рки статуса. “Может быть сложно отслеживать все задачи по приоритетам", - говорит менеджер по контент-маркетингу Кэти Грин.

“Наша команда внедрила еженедельный 15-минутный процесс "самопроверки", чтобы убедиться, что каждый активный билет/проект в курсе наиболее актуальной информации. Все по-разному используют инструменты управления проектами, даже в нашей собственной команде, поэтому мы быстро обнаружили, что путаница и беспорядок в комментариях были общими проблемами”.

“Чтобы избежать недопонимания, мы поручаем каждому назначенному члену команды обновлять каждый билет кратким описанием того, где мы находимся”.

“Хотя эти проверки состояния могут проводиться в течение недели, мы позаботились о том, чтобы назначить определенный день для обновления статуса проекта, зная, что ежедневная проверка состояния может ошеломить младших членов команды”.

Начните С Хорошей Реализации

“Знания и обучение были ключом к тому, чтобы сделать нашу функцию управления проектами удобной”, - говорит Ниша Венделкен, директор по операциям в Создатели кампании. “С небольшими изменениями в их рабочих привычках прошло всего несколько месяцев, пока вся команда не оказалась на борту, без проблем работая вместе на платформе, обеспечивая руководство контролем, необходимым для управления кораблем”.

LyntonWeb стратег по развитию Дженнифер Лакс также подчеркнула, что нужно все делать правильно с самого начала:

“Что важно, так это получить поддержку от команды. Иногда более надежное управление проектами означает большую видимость, что может вызвать у некоторых членов команды дискомфорт. Если вы сможете получить поддержку от своей команды, позиционируя новый инструмент как услугу для них, а не для руководства, это может сделать внедрение более успешным”.

Лакс продолжает: “Например, как инструмент PM может помочь члену команды лучше определить границы клиентов и понять их возможности (тем самым способствуя лучшему балансу между работой и личной жизнью)? Как это может создать видимость их трудностей в работе и нехватки ресурсов? Наконец, при внедрении нового инструмента, который может занять много времени, попробуйте очистить календари членов команды в течение этих 2-3 недель. Какие внутренние собрания могут быть удалены во время интенсивной реализации, чтобы участники не работали сверхурочно при переходе на новую систему”.

PR и прозаУ Лорен Гилмор есть аналогичные предложения. “Будь то новый процесс или новый инструмент, если вы не будете четко сообщать об изменениях или адаптации, члены команды могут не только расстроиться из-за обновления, но и в конечном итоге замолчать в процессе”.

“Это означает, что вы теряете ценные ресурсы и мнения. Обязательно сообщайте обо всех обновлениях и процессах четко и эффективно, чтобы поддерживать здоровый и привлекательный баланс в команде”.

Документируйте Свои Процессы

“Мы создаем документируемые системы для любых инициатив, за которые несем ответственность”, - говорит Фоти Панаджио, основатель Стимулятор роста. “Обычно это влечет за собой множество листов Google, немного Трелло и немного Запира, чтобы связать все это воедино. Затем, после того, как мы вместе взломаем то, что работает, я напишу рецепт для этого, т. Е. ‘документация".”

Но Панаджио также отметил, что процессы и инструменты меняются.

“И иногда это означает, что все те часы, которые вы потратили на создание идеальной "системы", теперь просто неосуществимы. И это нормально!”

“Мы не должны корить себя за "заниженные затраты" на создание процесса. Сам факт того, что вы там, пытаетесь организовать свой бизнес и навести порядок, достаточно удивителен”.

Приступайте к работе и улучшайте свои процессы

Большая часть советов, которые мы слышали от маркетологов по управлению агентскими проектами, сводится к следующему:

У вас должна быть система управления проектами, и вы должны настроить ее как можно скорее.

И, согласно Верблио менеджер по маркетингу Кали Грефф, вы должны “заставить ... более одного члена команды быть "опытными пользователями" программного обеспечения или процесса управления проектами”.

“Оба участника становятся опытными пользователями, помогают другим использовать его, когда другой отсутствует, и в целом распространяют знания и лучшие практики (и проповедуют Евангелие!) по его использованию”.

Какие инструменты управления проектами вы ис��ользуете для своего агентства? Какие полезные привычки и методы вы нашли в том, чтобы сделать их эффективными? Поделитесь своими мыслями в комментариях ниже.